WhatsApp Broadcast erstellen: Anleitung, Limits & AI-Tipps 2025

Was ist ein WhatsApp Broadcast und warum nutzen ihn Unternehmen?

Du möchtest alle deine Kunden gleichzeitig erreichen, ohne eine chaotische WhatsApp-Gruppe zu erstellen, in der jeder die Nummer des anderen sieht? Genau hier kommt die WhatsApp Broadcast-Funktion ins Spiel. Sie ist das BCC (Blind Carbon Copy) der Messenger-Welt: Du sendest eine Nachricht an viele, aber jeder Empfänger hat das Gefühl, du hättest ihm persönlich geschrieben.

Laut Interakt nutzen immer mehr Unternehmen Broadcasts für ihre Kundenkommunikation. Das Prinzip ist simpel: Eine Nachricht geht an viele Empfänger, aber die Antworten kommen als private 1-zu-1-Chats bei dir an. Damit unterscheidet sich der Broadcast grundlegend von Gruppen, wo alle Teilnehmer die Nachrichten der anderen sehen können.

Doch während das WhatsApp Broadcast Erstellen technisch einfach ist, tappen viele Unternehmen in eine gefährliche Falle. Was passiert am Tag nach dem Versand, wenn 200 Personen gleichzeitig antworten? Ohne Strategie endet der gut gemeinte Newsletter im Chaos. Wenn du mehr über die Grundlagen erfahren möchtest, findest du in unserem Guide Was ist WhatsApp Business? alle wichtigen Informationen.

Zudem haben sich die Spielregeln für WhatsApp im Jahr 2025 drastisch geändert – von neuen Preismodellen für Marketing-Nachrichten bis hin zu strengeren DSGVO-Kontrollen. In diesem umfassenden Guide erfährst du nicht nur, wie du Schritt für Schritt einen neuen Broadcast in WhatsApp anlegst (für Android und iOS), sondern auch, warum die manuelle Liste für wachsende Unternehmen eine Sackgasse ist und wie du mittels Künstlicher Intelligenz aus einem einfachen Broadcast einen mächtigen Umsatzkanal machst.

Broadcast-Liste unter Android erstellen: Schritt-für-Schritt

Bevor wir uns den Strategien widmen, klären wir die handwerkliche Basis. Wie genau legst du eine solche Liste an? Die Vorgehensweise unterscheidet sich leicht zwischen Android und iOS. Wenn du ein Android-Smartphone nutzt, ist die Funktion etwas im Menü versteckt. Laut Sheetwa und Engati funktioniert es folgendermaßen:

1. WhatsApp öffnen: Starte die App und gehe auf den Reiter Chats.
2. Menü aufrufen: Tippe oben rechts auf die drei vertikalen Punkte (Weitere Optionen).
3. Funktion wählen: Tippe auf Neuer Broadcast.
4. Kontakte auswählen: Es öffnet sich deine Kontaktliste. Tippe auf die Namen der Personen, die du hinzufügen möchtest. Du musst mindestens zwei Kontakte auswählen. Maximum: 256 Kontakte pro Liste.
5. Bestätigen: Tippe unten rechts auf den grünen Haken.

Ergebnis: Die Broadcast-Liste erscheint nun in deiner Chat-Übersicht wie ein normaler Chat. Wenn du hier eine Nachricht schreibst, geht sie an alle ausgewählten Empfänger raus. Das ist der erste Schritt, um erfolgreich einen Broadcast WhatsApp erstellen zu können.

Broadcast-Liste unter iOS (iPhone) erstellen

Auf dem iPhone ist der Weg zum WhatsApp Broadcast Anlegen etwas prominenter platziert. Die Schritte unterscheiden sich leicht von der Android-Version, sind aber genauso einfach umzusetzen:

1. WhatsApp öffnen: Gehe unten auf den Reiter Chats.
2. Listen-Menü finden: Tippe oben links auf Broadcast-Listen.
3. Neue Liste starten: Tippe ganz unten auf Neue Liste.
4. Empfänger wählen: Suche die Kontakte oder wähle sie durch Tippen aus.
5. Erstellen: Tippe oben rechts auf Erstellen.

Broadcast-Liste bearbeiten und löschen

Die Verwaltung deiner Broadcast-Listen ist flexibel und unkompliziert. Du kannst jederzeit Änderungen vornehmen, ohne die Liste komplett neu anlegen zu müssen:

• Namen ändern: Gib deiner Liste einen Namen (z.B. VIP Kunden oder Familie), damit du sie in der Chat-Übersicht schnell wiederfindest. Öffne dazu die Liste, tippe auf die Info-Leiste oben und dann auf das Stift-Symbol.
• Kontakte hinzufügen/entfernen: Öffne die Liste → Tippe auf den Namen der Liste → Liste bearbeiten. Hier kannst du Personen entfernen oder neue hinzufügen.
• Löschen: Wische in der Chat-Übersicht (iOS) nach links über die Liste oder halte sie gedrückt (Android), um sie zu löschen.

Die kritischen Limits und Voraussetzungen verstehen

Du hast den Broadcast erstellt und gesendet, aber niemand antwortet? Oder schlimmer: Die Nachricht kommt gar nicht an? Das liegt meist an den strengen Anti-Spam-Regeln von WhatsApp, die viele Nutzer unterschätzen.

Die Nummer-gespeichert-Regel: Das größte Hindernis

Das wichtigste Detail, das in vielen Anleitungen übersehen wird: Deine Nachricht wird nur zugestellt, wenn der Empfänger deine Telefonnummer in seinem Adressbuch gespeichert hat. Dies bestätigen auch Stck.me und Botcake in ihren Analysen. Diese Sicherheitsmaßnahme von WhatsApp soll Spam verhindern, stellt aber für Unternehmen eine erhebliche Hürde dar.

Das 256-Kontakte-Limit und seine Umgehung

Eine manuelle Broadcast-Liste ist auf 256 Empfänger begrenzt. Das bestätigen Quellen wie Zepic und WhatsBoost. Du kannst theoretisch mehrere Listen erstellen (Liste A, Liste B, Liste C), aber hier lauert eine Gefahr: Wenn du dieselbe Nachricht in kurzer Zeit an fünf Listen (also über 1000 Personen) sendest, greifen die automatischen Spam-Filter von WhatsApp. Deine Nummer kann temporär oder dauerhaft gesperrt werden. WhatsApp erkennt unnatürliches Sendeverhalten sehr schnell.

Privatsphäre und Sichtbarkeit beim Broadcast

Im Gegensatz zu einer Gruppe sehen die Empfänger nicht, wer sonst noch die Nachricht erhalten hat. Wie InstantBroadcast erklärt, verhält sich ein Broadcast wie eine Blindkopie (BCC) in E-Mails. Der Datenschutz untereinander ist also gewahrt. Wenn jemand antwortet, siehst nur du die Antwort in einem privaten 1-zu-1-Chat. Es findet kein Austausch unter den Empfängern statt – was für Marketing meist gewünscht ist, für Community-Building aber ein Nachteil sein kann.

Broadcast vs. Gruppe vs. API: Die richtige Wahl treffen

Viele Nutzer verwechseln die Anwendungsfälle. Hier ist eine klare Entscheidungshilfe für das Jahr 2025, die dir hilft, das richtige Tool für deine Anforderungen zu wählen. Mehr Details zur professionellen Lösung findest du in unserem umfassenden WhatsApp Business API Guide.

Wann du welche Option nutzen solltest

1. Privat & Verein (Gruppe): Für die Planung des Junggesellenabschieds oder den Fußballverein. Interaktion steht im Vordergrund und alle dürfen mitlesen.
2. Kleine Selbstständige (Manueller Broadcast): Für den Friseursalon, der 50 Stammkunden über Urlaubstage informiert. Voraussetzung: Du kennst die Kunden persönlich und diese haben deine Nummer gespeichert.
3. Professionelle Unternehmen & E-Commerce (API): Sobald du mehr als 200 Kunden hast, Produkte verkaufst oder DSGVO-sicher agieren musst, ist der manuelle Broadcast fahrlässig. Du benötigst die WhatsApp Business API.

Das Day-After-Problem: Warum manuelle Broadcasts nicht skalieren

Stell dir folgendes Szenario vor: Du hast mühsam 4 Broadcast-Listen à 250 Personen erstellt und sendest ein unwiderstehliches Angebot an 1.000 Kontakte. Das Ergebnis könnte verheerend sein:

• 200 Personen antworten innerhalb von 30 Minuten
• Dein Handy vibriert ununterbrochen
• Du musst 200 Mal Hallo [Name], danke für dein Interesse... tippen
• Du verlierst den Überblick: Wer wollte kaufen? Wer hatte nur eine Frage? Wer wollte sich abmelden?

Die Realität: Ohne Software-Unterstützung ist ein erfolgreicher Broadcast oft schlimmer als ein erfolgloser, weil er deinen Support lahmlegt. Zudem erwarten Kunden auf WhatsApp Antworten innerhalb von Minuten, nicht Stunden. Hier kann eine automatische WhatsApp Antwort zumindest erste Entlastung schaffen. Für komplexere Anfragen benötigst du jedoch intelligentere Lösungen.

Die DSGVO-Falle bei WhatsApp Broadcasts

Ein weiterer Aspekt, der 2025 nicht ignoriert werden darf: Wenn du die normale WhatsApp-App oder die Business-App auf deinem Handy nutzt, gewährst du WhatsApp Zugriff auf dein gesamtes Telefonbuch. Das bedeutet, du lädst Daten von Kontakten auf US-Server hoch, die WhatsApp gar nicht nutzen – ein klarer Verstoß gegen die DSGVO, wie Brevo und Superchat warnen. Professionelle API-Lösungen verhindern diesen Zugriff und arbeiten mit isolierten Datenbanken. Mehr zu den Kosten solcher professionellen Lösungen erfährst du in unserem Artikel über WhatsApp API Kosten.

Die Lösung: Wie AI deinen Broadcast revolutioniert

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Während herkömmliche Newsletter-Tools nur Nachrichten versenden (Blasting), nutzen moderne Unternehmen Conversational AI, um den Rückkanal zu managen. Der Einsatz von KI im Kundenservice hat sich als Game-Changer erwiesen.

Vom Newsletter zur echten Consultation

Anstatt nur zu senden: Hier ist unser neuer Schuh für 99€, ermöglicht AI einen echten Dialog. Du sendest: Suchst du eher Laufschuhe oder Sneaker für den Alltag? – und die Magie beginnt. Ein KI-gestützter Verkaufsberater übernimmt dann die Beratung.

Der AI-Workflow in der Praxis:

1. Versand: Die Nachricht geht via API an 5.000 Empfänger (kein 256er Limit).
2. Antwort: 800 Kunden antworten auf deine Frage.
3. AI-Filterung: Die KI analysiert den Text der Antwort sofort und reagiert intelligent.
4. Qualifizierung: Echte Kaufinteressenten werden erkannt und priorisiert.
5. Übergabe: Komplexe Fälle werden nahtlos an menschliche Berater übergeben.

Beispiele für die AI-Filterung:

• Kunde A schreibt: Laufschuhe, Größe 43. → AI sendet Link zur Laufschuh-Kategorie mit passenden Empfehlungen
• Kunde B schreibt: Wo bleibt meine letzte Bestellung? → AI erkennt Support-Fall und leitet an einen Mitarbeiter weiter oder prüft den Status im System automatisch
• Kunde C schreibt: Zu teuer. → AI fragt nach dem Budget und bietet Alternativen an

Mehr über den Einsatz von Chatbots im Kundenservice und wie sie die Kundenkommunikation transformieren, erfährst du in unserem spezialisierten Guide.

Die Vorteile AI-gestützter Broadcasts

• Sofortige Reaktion: Jeder Kunde erhält in Sekunden eine Antwort, 24/7 – auch nachts und am Wochenende.
• Automatische Qualifizierung: Dein Vertriebsteam spricht nur noch mit den Kunden, die wirkliches Kaufinteresse signalisiert haben.
• Datenanreicherung: Die Antworten der Kunden (z.B. Schuhgröße, Vorlieben, Budget) werden automatisch im CRM gespeichert.
• Skalierbarkeit: Ob 100 oder 10.000 Antworten – die AI bewältigt alles ohne Qualitätsverlust.

Du kannst auch eine WhatsApp Abwesenheitsnotiz einrichten, um Kunden außerhalb der Geschäftszeiten zu informieren. Für umfassende Automatisierung empfehlen wir jedoch den Einsatz einer vollständigen KI-Lösung.

Kostenstruktur 2025: Was WhatsApp Broadcasts wirklich kosten

Beachte, dass WhatsApp (Meta) das Preismodell 2025 angepasst hat. Marketing-Nachrichten (Broadcasts) sind teurer als Utility-Nachrichten (Versandbestätigungen). Laut Heltar, LinkMobility und Chatarmin gelten folgende Richtwerte:

• Marketing: ca. 11 Cent pro Konversation in Deutschland (Stand 2025)
• Service: Wenn der Kunde antwortet, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, in dem du (oder deine AI) kostenlos antworten kannst
• Strategie: Das Ziel eines Broadcasts muss also sein, eine Antwort zu provozieren, um in das günstigere Service-Fenster zu wechseln

Wie ControlHippo bestätigt, ist diese Strategie der Schlüssel zu kosteneffizientem WhatsApp Marketing. Indem du Kunden zum Antworten animierst, sparst du erhebliche Kosten bei Folgekommunikation.

Unterschied zwischen WhatsApp Kanal und Broadcast

Eine häufige Frage, die Sinch und Yaeris adressieren: Was unterscheidet einen WhatsApp Kanal (Channel) von einem Broadcast? Die Unterschiede sind fundamental:

Fazit: Wenn du Verkäufe generieren willst, ist der Broadcast (mit Antwortmöglichkeit) dem Kanal weit überlegen. Der Kanal eignet sich eher für Announcements und News, während der Broadcast echte Kundengespräche ermöglicht.

Checkliste für deinen ersten erfolgreichen AI-Broadcast

Wenn du bereit bist, den Schritt vom manuellen Tippen zur Automatisierung zu gehen, solltest du diese Punkte beachten. Überlege auch, ob du einen WhatsApp Bot einsetzen möchtest, um die Automatisierung weiter zu optimieren.

1. Zielsetzung definieren: Willst du informieren (Einweg) oder beraten (Zweiweg)? Für Beratung brauchst du AI.
2. Datenbank bereinigen: Hast du das Opt-in (Einwilligung) der Kunden? Ohne Opt-in riskierst du Abmahnungen und WhatsApp-Sperren.
3. Inhalt mit Mehrwert erstellen: Statt Kauf das! besser Wir haben 3 neue Modelle. Welches passt zu deinem Stil? Antworte mit A, B oder C.
4. Ressourcen planen: Wenn du keine AI nutzt, stelle sicher, dass nach dem Versand 2-3 Mitarbeiter bereitstehen, um manuell zu antworten.
5. Nummer-Speichern-Kampagne starten: Bevor du loslegst (besonders bei manuellen Listen), sende eine E-Mail oder SMS mit einem vCard-Link (Digitale Visitenkarte) und der Bitte: Speichere uns ab, um VIP-Updates zu erhalten.

WhatsApp für professionelles Marketing nutzen

Die Integration von WhatsApp in deine Marketing-Strategie erfordert die richtigen Tools. Wenn du WhatsApp für Kundenservice nutzen möchtest, solltest du die verschiedenen Optionen kennen und vergleichen.

Ein umfassender Vergleich verschiedener WhatsApp Marketing Tools hilft dir, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden. Dabei spielt auch die KI-Produktberatung im WhatsApp eine entscheidende Rolle für den Erfolg deiner Kampagnen.

FAQ: Häufige Fragen zum WhatsApp Broadcast

Fazit: Broadcasts sind Gold wert – wenn du sie richtig nutzt

Einen WhatsApp Broadcast zu erstellen, ist technisch eine Sache von Sekunden. Ihn erfolgreich für das Geschäft zu nutzen, erfordert jedoch Umdenken. Die Zeiten, in denen man einfach blind Nachrichten an Tausende Nummern feuern konnte, sind vorbei.

Für Einsteiger: Nutze die manuelle Liste für sehr kleine, persönliche Kreise. Achte penibel darauf, dass deine Kunden deine Nummer speichern. Starte mit einer Nummer-Speichern-Kampagne, bevor du den ersten Broadcast versendest.

Für Profis: Verabschiede dich von der manuellen Liste. Die Zukunft gehört der WhatsApp Business API in Kombination mit AI. Der wahre Wert von WhatsApp liegt nicht im Senden, sondern im Antworten. Wenn du es schaffst, durch einen smarten Broadcast 500 Kunden in ein Gespräch zu verwickeln und diese Gespräche durch KI automatisch zu managen, hast du einen Vertriebskanal, der jede E-Mail-Kampagne in den Schatten stellt.

Hinweis: Die Informationen zu Limits und Preisen basieren auf dem Stand von 2025 und können Änderungen durch Meta unterliegen.